Zaštita podataka

Izjava o zaštiti podataka

HouseControl.at je platforma softvera kao usluge (SaaS) za digitalno upravljanje nekretninama. Ova izjava o privatnosti objašnjava koje se lični podaci obrađuju prilikom posjete, registracije i korištenja platforme. Primjenjuje se na web stranicu, web-aplikaciju i povezanu mobilnu upotrebu.

Stanje: oktobar 2026

1. Odgovorna osoba

2. Uloge u zaštiti podataka

Za podatke koje upravnici zgrada, vlasnici, stanari ili pružaoci usluga prikupljaju u kontekstu zgrade, odgovornost za zakonitost obrade redovno snosi odgovarajuća uprava zgrade, odnosno dotični klijent. HouseControl.at ove podatke tehnički obrađuje kao operater platforme u okviru pružanja softvera.

HouseControl.at obrađuje podatke kao odgovorna strana za vlastite procese web stranice, obračuna, podrške, sigurnosti i administracije.

3. Obrađeni podaci

Ovisno o korištenju, mogu se obrađivati naročito sljedeći podaci:

• Podaci o računu: ime, adresa e-pošte, hash lozinke, jezik, uloga, korisnički ID, MFA status.
• Podaci o zgradama i upravljanju: Nekretnine, spratovi, jedinice, dodjele, pozivnice i uloge.
• Komunikacijski podaci: poruke, komentari, zahtjevi za podršku, obavijesti e-poštom i prilozi.
• Podaci o funkcijama: Ankete, glasanja, potpisi službenih glasanja, kalendarski datumi, dokumenti, kućni red, operativni troškovi i nalozi.
• Podaci o plaćanju i pretplati: Stripe-ID klijenta, status pretplate, plan, broj jedinica, status plaćanja i računa.
• Tehnički podaci: IP adresa, podaci preglednika, podaci sesije/kolačića, podaci dnevnika, sigurnosni događaji i revizijski zapisi.
• Podaci testnog režima (istorijski): Vremenski ograničeni testni režim ukinut je u avgustu 2026. Sadržaji kreirani u njemu više ne postoje. Ostaje dokaz o prihvaćenim uslovima: vreme aktivacije, vreme isteka i potvrđena verzija uslova. IP adresa i identifikator pregledača uklanjaju se 90 dana nakon završetka testne sesije.
• Kontekst podrške i administracije: tiketi podrške, prilozi, status obrade, tehnički kontekstualni podaci, aktivno dodjeljivanje zgrada/jedinica i označavanje developerskih simulacija.
• Podaci o partnerima/preporukama: Partnerski kod, vrijeme poziva, povezana registracija, konverzija pretplate, kao i heširani IP/identifikatori pretraživača za provjeru zloupotrebe.
• Podaci o rezervaciji (Book): rezervisana prostorija ili resurs, period, status, referentni broj, ime i adresa e-pošte osobe koja rezerviše, svrha korišćenja i broj osoba, kod onlajn plaćanja status plaćanja i oznaka platne sesije, kao i pristupi pretplatama na kalendar čiji se ključevi čuvaju samo kao heš.
• Podaci o isporuci (Deliver): naslov, poruka i fajlovi isporuke sa SHA-256 kontrolnim zbirovima, ime i e-adresa primalaca, trenuci slanja, otvaranja, preuzimanja, podsetnika i potvrde te, pri potvrdi, IP adresa i identifikator pregledača (čuvaju se šifrovano).

4. Pojedinačni moduli i osobe bez naloga

Moduli HouseControl Vote, Communicate, Book i Deliver posluje isti pružalac na istoj platformi. Ova izjava o privatnosti podjednako važi za sve adrese modula (vote., communicate., book. i deliver. pod housecontrol.at).

Ko dokumente primi putem Deliver-a, primanje potvrđuje klijentu. Pri potvrdi se kao dokaz beleže vreme, IP adresa i identifikator pregledača (čl. 6 st. 1 tač. f GDPR, legitimni interes klijenta za dokazom o isporuci). Primaoci se vode kao kontakt u evidenciji klijenta. Podaci ostaju sačuvani dok klijent ne obriše isporuku ili dok objekat ne bude trajno obrisan.

Ko bez vlastitog naloga putem veze ili javne stranice podnese prijavu, učestvuje u glasanju ili rezerviše prostoriju, svoje podatke daje klijentu (npr. upravi zgrade ili zajednici vlasnika). Klijent je za te podatke odgovorno lice; pružalac ih obrađuje u njegovo ime (vidi ugovor o obradi podataka). Kod rezervacije osoba koja rezerviše vodi se kao kontakt u evidenciji klijenta kako bi se mogle dostaviti potvrde, izmjene i otkazivanja.

Potvrde rezervacija šalju se e-poštom na navedenu adresu i mogu sadržavati kalendarski unos (ICS datoteku). Pretplate na kalendar (feed veze) dostupne su samo uz tajnu vezu; ko tu vezu podijeli, čini termine u njoj vidljivim svakoj osobi koja ima vezu. Veze se mogu u svakom trenutku opozvati u nalogu.

Otprilike 24 sata pre potvrđenog termina osobi koja je rezervisala može se poslati podsetnik sa unosom u kalendar putem e-pošte. Kupac može ugraditi formular za rezervaciju u sopstveni sajt. Formular se tada učitava sa naših servera i prikazuje unutar sajta kupca; unosi stižu na našu platformu i obrađuju se kao rezervacija preko stranice za rezervacije. Za sajt koji ugrađuje formular odgovoran je kupac.

Ako kupac aktivira onlajn plaćanje, osoba koja rezerviše preusmerava se radi plaćanja na stranicu Stripe-a (Stripe Checkout). Platne podatke (npr. kartice ili bankovne podatke) unosi isključivo tamo; mi ih ne primamo. Uz rezervaciju čuvamo samo status plaćanja, vremena i oznaku platne sesije. Primalac uplate je kupac preko sopstvenog Stripe naloga; Stripe obrađuje podatke za kupca i samostalno prema svojoj politici privatnosti. Pravni osnov je izvršenje ugovora (pružanje rezervisane usluge). Plaćanje koje nije završeno dovodi nakon oko pola sata do oslobađanja termina.

Pravni osnov za obradu tih podataka jeste izvršenje tražene prijave, glasanja ili rezervacije (izvršenje ugovora odnosno predugovorne mjere) i legitimni interes klijenta za uredno upravljanje. Zahtjeve za pristup, ispravku i brisanje uputite dotičnom klijentu ili – ako ga ne poznajete – nama; prosljeđujemo ih ili podržavamo klijenta u njihovoj obradi.

5. Svrhe i pravne osnove

• Pružanje platforme i korisničkih računa: Ispunjavanje ugovora odnosno predugovorne mjere.
• Funkcije zgrade, uloga i komunikacije: Ispunjavanje ugovora i legitimni interes za sigurno digitalno upravljanje.
• Obrađivanje plaćanja, računi i knjigovodstvo: Ispunjavanje ugovora i zakonskih obaveza.
• Sigurnost, zaštita od zloupotrebe, MFA, zapisi revizije i analiza grešaka: legitimni interes i zakonske obaveze.
• Obavještenja, podrška i servisna komunikacija: Ispunjavanje ugovora i legitimni interes.
• Opcionalne funkcije poput Google prijave, push obavještenja ili funkcija AI/prevođenja: u zavisnosti od konfiguracije, pristanak, ispunjenje ugovora ili legitimni interes.
• Praćenje partnera/preporuka: Saglasnost za trajne partnerske kolačiće; dodjela sesije prilikom registracije u istoj posjeti radi ispunjenja ugovora, odnosno predugovornog dodjeljivanja.

6. Kolačići i lokalna pohrana

Platforma koristi tehnički neophodne kolačiće za prijavu, sesiju, sigurnost i postavke kolačića. Opcionalni analitički ili marketinški kolačići koriste se samo ako su aktivirani i zakonski dopušteni. Preglednici mogu blokirati kolačiće; tehnički neophodne funkcije mogu biti ograničene zbog toga.

Ako korisnik dođe na HouseControl.at putem partnerskog ili preporučenog koda, nakon pristanka na kategoriju „Marketing” može se postaviti referral-kolačić. On ne sadrži podatke o plaćanju, već partnersku dodjelu i služi za to da se kasnija registracija ili konverzija pretplate može jasno dodijeliti partneru. IP adresa i identifikacija preglednika se za to ne pohranjuju u jasnom tekstu, već se heširaju. Bez marketinškog pristanka, dodjela ostaje ograničena na trenutnu posjetu.

7. Obrada plaćanja putem Stripe-a

Plaćanja, pretplate i korisnički portal obrađuju se putem Stripe-a. Podaci o plaćanju, klijentima, računima i transakcijama se prenose ili obrađuju od strane Stripe-a. HouseControl.at ne pohranjuje kompletne podatke o kreditnim karticama. Promjene pretplata se sinhroniziraju na platformi putem potpisanih Stripe web-hookova.

Dodatne informacije: stripe.com/at/privacy

8. Google prijava, push obavijesti i opcionalne vanjske usluge

Ako se koristi Google prijava, HouseControl.at obrađuje podatke profila koje je Google proslijedio, posebno e-mail adresu, ime i Google identifikator, za prijavu i povezivanje računa.

Za push obavještenja mogu se obrađivati push tokeni i tehničke identifikacije uređaja. Ukoliko su aktivirani Firebase Cloud Messaging ili slične usluge, podaci se mogu prenijeti odgovarajućem dobavljaču.

Platforma koristi veštačku inteligenciju na tri mesta: kod poboljšanja teksta unosa, kod automatskog prevođenja sadržaja između jezika stanara i kod prve obrade zahteva podršci. Za sva tri slučaja predati sadržaji se prenose ka Google Cloud-u — poboljšanje teksta i podrška veštačkom inteligencijom preko Vertex AI, a prevođenje i prepoznavanje jezika preko Cloud Translation.

Ovi pozivi idu ka EU krajnjim tačkama tih usluga. Google za ovaj izbor garantuje da se podaci u mirovanju i obrada od strane usluge odvijaju unutar izabranog EU regiona i da se sadržaji ne koriste za obuku modela veštačke inteligencije. Za projekat koji koristimo dodatno je potvrđeno izuzeće od beleženja upita: upiti i odgovori se ne čuvaju ni u slučaju sumnje na zloupotrebu.

Ova garancija uređuje gde se obrađuje — a ne odakle se može pristupiti: Googleovo osoblje podrške i tehničko osoblje može u slučaju smetnje ili održavanja pristupiti i izvan EU. Identifikatori resursa, kao i operativni podaci i podaci o obračunu usluge, nisu obuhvaćeni garancijom. Tačan obim opisan je na Veštačka inteligencija i zaštita podataka .

Funkcije veštačke inteligencije izvršavaju se tek nakon potvrde obaveštenja o zaštiti podataka kod veštačke inteligencije; bez te potvrde nema nikakvog prenosa. Automatsko prevođenje je podrazumevano isključeno. Takve funkcije treba koristiti samo za sadržaje čiji je prenos pravno dopušten.

Radi optimizacije podrške i što bržeg rešavanja zahteva koristimo tehnologiju veštačke inteligencije. Pri tome se ne prenose celi predmeti, već isključivo pojedinačno odobrena polja (minimizacija podataka prema čl. 5 st. 1 tač. c GDPR). Cilj je efikasna prva obrada; po potrebi se prosleđuje zaposlenima. Podrška bez pomoći veštačke inteligencije moguća je u svakom trenutku preko obrasca za podršku. Zakonske kontakt podatke možeš naći u Impresum.

Za zaštitu javnih obrazaca od automatske zloupotrebe može se koristiti Cloudflare Turnstile. Cloudflare obrađuje tehničke informacije o zahtjevu kako bi razlikovao legitimno korištenje od pristupa botova.

9. Hosting, logovi i sigurnosne kopije

Platforma radi na serverima unutar korištene hosting infrastrukture. Logovi servera i aplikacija mogu sadržavati IP adresu, vrijeme, pozvanu URL adresu, tehničke greške i sigurnosno relevantne događaje. Logovi služe za sigurnost, analizu grešaka i stabilnost rada.

Sigurnosne kopije se kreiraju za obnavljanje usluge i brišu se prema utvrđenom konceptu zadržavanja. Podaci koji su izbrisani u regularnim sistemima mogu, zbog tehničkih razloga, ostati u sigurnosnim kopijama do isteka roka zadržavanja sigurnosnih kopija.

Rezervna kopija koja se nalazi samo na istom serveru bila bi izgubljena zajedno s njim. Zbog toga se rezervne kopije dodatno čuvaju kod drugog pružaoca usluga. Šifruju se već na serveru, dakle pre nego što ga napuste; pružalac tog čuvanja nema pristup sadržaju. Na serveru se rezervne kopije čuvaju 14 dana, na drugom mestu 30 dana. Koja preduzeća su u to uključena, navedeno je u listi podobrađivača u ugovoru o obradi podataka.

10. Pristup od strane podrške

Radi obrade zahteva podrške i smetnji, pružalac usluge može se prijaviti na vaš nalog i videti i koristiti aplikaciju onako kako je vi vidite. Takav pristup moguć je samo ovlašćenim licima pružaoca uz dvofaktorsku potvrdu, zahteva navođenje razloga, automatski se završava nakon 30 minuta i u potpunosti se beleži: početak, kraj, razlog i svaka pritom izvršena izmena pripisuju se zaposlenom koji postupa, a ne vašem nalogu. Zapisi se mogu pregledati u dnevniku revizije.

11. Primatelji i obrađivači po nalogu

Lični podaci mogu biti preneti tehničkim pružaocima usluga ukoliko je to neophodno za rad, bezbjednost, plaćanje, komunikaciju ili podršku. To uključuje, posebno, hosting provajdere, provajdere e-pošte, Stripe, Google, Cloudflare, push usluge, usluge praćenja/analize grešaka, kao i usluge prevođenja ili AI.

Sa obrađivačima podataka se, po potrebi, sklapaju sporazumi u skladu sa čl. 28 GDPR-a. Prilikom prenosa u treće zemlje uzimaju se u obzir odgovarajuće garancije kao što su odluke o adekvatnosti ili standardne ugovorne klauzule.

12. Trajanje pohrane

Podaci se čuvaju samo onoliko dugo koliko je potrebno za navedene svrhe ili dok postoje zakonske obaveze čuvanja. Ugovorni, platni i računovodstveni podaci mogu se čuvati duže u skladu sa zakonskim rokovima. Iz ukinutog testnog režima ne postoji više nikakav sadržaj; ostaje dokaz o prihvaćenim uslovima, iz kojeg se IP adresa i identifikator pregledača uklanjaju 90 dana nakon završetka testne sesije.

Tiketi podrške (tekstualni zapisi i prilozi na platformi) obično se brišu nakon 24 mjeseca po završetku (ograničenje skladištenja prema članku 5. stavku 1. točki e. GDPR-a). Ne postoji paušalni zakonski rok samo za chatove podrške; dokumenti relevantni za poreze i računovodstvo (npr. računi) zasebno se čuvaju putem naplate (Stripe) u skladu s rokovima prema BAO/UGB. E-mail odgovori na dolaznu adresu uklanjaju se iz poštanskog sandučića nakon obrade — preuzeti tekst ostaje pohranjen u tiketu.

13. Prava osoba na koje se podaci odnose

Osobe na koje se podaci odnose imaju, u skladu sa GDPR-om, prava na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka, prigovor, kao i povlačenje datih saglasnosti. Upiti se mogu uputiti na stephan@landsteiner.info biti upućeni.

14. Pravo na žalbu

Osobe na koje se podaci odnose mogu podnijeti žalbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka. U Austriji je to Austrijska agencija za zaštitu podataka: www.dsb.gv.at.

15. Izmjene

Ova Izjava o zaštiti podataka može se prilagoditi ako se promijene funkcije, pružatelji usluga, pravne osnove ili tehnički procesi.